Dateien & Wissen

Dateien ablegen, in Ordnern organisieren, Sichtbarkeit steuern (privat, firmenweit, Team, Projekt) und als Wissen im Chat nutzen – mit Quellen und Seitenzahlen.

Im Bereich Dateien (Seitenleiste) legst du deine Dokumente zentral ab, organisierst sie in Ordnern und entscheidest, wer sie sehen darf. Vor allem aber werden sie zur Wissensbasis für den Chat: Kasimir beantwortet Fragen daraus und belegt jede Aussage mit Quelle und Seitenzahl. Dateien eines Teams oder Projekts findest du auf der jeweiligen Team- bzw. Projektseite unter Dateien & Quellen.

Was dieser Bereich kann

• Dateien hochladen und verwalten – PDFs, Office- und OpenDocument-Dateien, Text, CSV, Markdown, HTML, XML, JSON, Bilder sowie Fachformate wie GAEB, E-Rechnungen, E-Mails und CAD.

• In Ordnern organisieren – verschachtelte Ordner mit Icon (Emoji) und Beschreibung.

• Sichtbarkeit steuern – Privat, Firmenweit, Team oder Projekt.

• Vorschau ansehen – PDFs, Bilder und Office-Dateien direkt im Browser.

• Als Wissen im Chat nutzen – Kasimir antwortet daraus und zitiert die Stellen.

Dokumente hochladen

1. Öffne den Bereich Dateien über die Seitenleiste.

2. Klicke oben rechts auf Datei hochladen. Wähle eine Datei von deinem Gerät.

3. Die Datei wird hochgeladen und sofort verarbeitet (Text wird extrahiert). Der Status wechselt von Wartend über Verarbeitung läuft… zu Bereit – oder zu Fehlgeschlagen, falls kein Text gewonnen werden konnte. Läuft bei einem Scan die Texterkennung, zeigt die Datei stattdessen den Fortschritt (Texterkennung: Seite x von y).

Unterstützte Dateitypen

Sichtbarkeit beim Hochladen

Eine eigene Auswahl beim Hochladen gibt es nicht: Lädst du in einen Ordner hoch, übernimmt die Datei die Sichtbarkeit des Ordners. Außerhalb eines Ordners entscheidet der aktive Reiter – im Reiter Geteilt wird die Datei firmenweit, sonst privat. Firmenweit hochladen setzt das Recht „Firmenwissen hochladen“ voraus.

Für Team- oder Projekt-Dateien lädst du direkt auf der Team- bzw. Projektseite unter Dateien & Quellen hoch. Die Sichtbarkeit einer Datei lässt sich später ändern (siehe unten).

Ordner & Organisation

Reiter, Suche und Ansicht

Über der Dateiliste findest du:

• Reiter Alle · Geteilt · Privat – filtert Ordner und Dateien nach Sichtbarkeit.

• Suche – filtert die aktuelle Ebene nach Datei- und Ordnernamen.

• Ansicht – Umschalter zwischen Kacheln (mit Vorschaubild) und Liste (mit Details). In beiden Ansichten hat jede Datei ein Aktionsmenü.

Ordner erstellen

1. Klicke auf Ordner.

2. Vergib einen Namen, optional ein Icon (Emoji) und eine Beschreibung.

3. Wähle die Sichtbarkeit (Privat oder Geteilt).

4. Wird ein Ordner geöffnet, landen neue Unterordner und Uploads automatisch darin (sichtbar an der Brotkrümel-Navigation oben).

Über das Drei-Punkte-Menü eines Ordners kannst du ihn bearbeiten (Name, Icon, Beschreibung, Sichtbarkeit) oder löschen.

Dateien verwalten

In der Listen- und in der Kachelansicht öffnet das Drei-Punkte-Menü pro Datei diese Aktionen:

• Sichtbarkeit ändern – zwischen Privat, Firmenweit teilen und einem deiner Teams wechseln. Wer das darf, steht unten unter „Grenzen & gut zu wissen“.

• Verschieben nach – in einen anderen Ordner oder zurück nach Allgemein (kein Ordner).

• Löschen – mit Sicherheitsabfrage.

In der Kachelansicht kannst du Dateien auch per Ziehen verschieben: auf einen Ordner oder auf einen Eintrag der Brotkrümel-Navigation oben – so holst du eine Datei auch wieder aus einem Ordner heraus.

Vorschau

Ein Klick auf eine Datei (Status Bereit oder Fehlgeschlagen) öffnet die Vorschau:

• PDF und Bilder werden direkt eingebettet angezeigt.

• Office-/OpenDocument-Dateien werden serverseitig in eine PDF-Vorschau umgewandelt und ebenso angezeigt.

• Alle übrigen Formate bieten einen Download des Originals.

Die Vorschau enthält außerdem Dateigröße, Typ und einen Herunterladen-Button für die Originaldatei.

Zuletzt verwendet (aus Chats)

Ganz unten – nur auf der Wurzelebene und außerhalb des Reiters Geteilt – erscheint Zuletzt verwendet (aus Chats). Hier stehen Dateien, die du selbst in Chats angehängt hast; die Liste zeigt nur deine eigenen Anhänge. Den Anhang selbst sieht jeder, der den Chat sehen darf – in einem Projekt- oder Team-Chat also alle Mitglieder. Pro Datei kannst du:

• mit In Bibliothek speichern die Datei dauerhaft (privat) in deine Dokumente übernehmen,

• oder sie endgültig löschen.

Dokumente als Wissen im Chat nutzen

Das ist das Herzstück: Deine Dateien werden zur Wissensquelle der KI. Dafür gibt es zwei Wege:

• Firmenwissen einschalten: In der Leiste unter dem Eingabefeld öffnest du Wissensquellen und schaltest Firmenwissen ein. Kasimir durchsucht dann alle für dich sichtbaren, fertig verarbeiteten Dateien. Im Projekt- oder Team-Chat gehen die Dateien des Raums automatisch mit – abschalten lässt sich das für den einzelnen Chat über den Raum-Knopf links in der Leiste; Firmenwissen fügt dort die firmenweiten Dateien hinzu.

• Datei anhängen: Ziehe eine Datei in den Chat oder hänge sie über + an. Sie gilt nur in diesem Chat; passen alle Anhänge ins Modell, liest Kasimir sie vollständig.

Wird eine Datei noch gelesen (z. B. Texterkennung eines Scans), wartet Kasimir mit der Antwort und zeigt den Fortschritt; mit Jetzt mit dem Vorhandenen antworten geht es sofort weiter, dann sagt die Antwort ausdrücklich, was noch fehlt.

Quellenangaben

Nutzt Kasimir einzelne Stellen aus deinen Dokumenten, stehen im Text Nummern wie [1], [2]. Unter der Antwort öffnest du mit Quellen die Belege mit Dateiname, Seite und Textauszug – ein Klick springt an die zitierte Stelle.

Agenten

In einem Chat mit einem Agenten gilt zusätzlich das Wissen des Agenten (verknüpfte Dateien und eigene Uploads). Siehe Agenten.

Wie Kasimir deine Dokumente liest

Kasimir entscheidet je nach Umfang selbst: Kleine Dokumente liest es vollständig, bei großen Beständen sucht es zu jeder Frage die passendsten Stellen heraus. Unter der Antwort siehst du bei Modell, welcher Weg genutzt wurde („Vollkontext“ oder „Relevante Abschnitte“).

Die Suche ist auf Deutsch abgestimmt und findet auch Teile zusammengesetzter Wörter – „Sockel“ findet also auch „Sockelhöhe“.

Strategie pro Projekt einstellen

In Projekt-Chats lässt sich die Strategie feinjustieren. Im Projekt findest du im Reiter Einstellungen den Abschnitt Dokumenten-Kontext mit:

• Drei Kacheln Automatisch entscheiden · In die Tiefe gehen · Nur Relevantes finden (Hybrid und eine eigene Schwelle liegen unter Erweiterte Einstellungen).

• Eine Kapazitätsanzeige, die den Token-Verbrauch deiner Dokumente gegen das nutzbare Budget des aktiven Modells stellt (inkl. grober Seitenschätzung, ~600 Tokens/Seite).

• Eine Aufschlüsselung „im Projekt" vs. „firmenweit" sowie die Zahl bereits indexierter Dokumente.

Sichtbarkeiten im Überblick

Grenzen & gut zu wissen

• Maximale Dateigröße: 25 MB. Größere Dateien werden abgewiesen.

• Reine Bilder als firmenweites Wissen sind nur über die Bildbeschreibung nutzbar (Text wird daraus gewonnen); pure Pixel ohne Text liefern entsprechend wenig.

• Status Fehlgeschlagen bedeutet, dass kein Text gewonnen werden konnte. Gescannte PDFs, TIFF-Scans und Bilder liest Kasimir automatisch per Texterkennung. Eine fehlgeschlagene Datei lässt sich trotzdem öffnen und herunterladen, taugt aber nicht als Wissensbasis.

• Sichtbarkeit ändern darf bei privaten Dateien nur, wer sie hochgeladen hat; bei Team-Dateien zusätzlich die Bearbeitung und Leitung des Teams; bei firmenweiten Dateien auch Inhaber und Admins. „Firmenweit teilen“ setzt das Recht „Firmenwissen hochladen“ voraus. Dateien aus verbundenen Ordnern lassen sich nicht umstellen.

• Token-Werte sind Schätzungen; die tatsächliche Strategie kann je nach Modell leicht abweichen.

• Suche auf der Übersichtsseite filtert nur Datei-/Ordnernamen (kein Volltext) – die inhaltliche Suche passiert im Chat über die Ausschnitt-Suche.

Welche Dateien Kasimir liest

Neben PDF, Office und Bildern liest Kasimir seit dem 16.09.2026 auch vier Gruppen von Fachformaten: Leistungsverzeichnisse (GAEB), E-Rechnungen (XRechnung und ZUGFeRD), E-Mail-Dateien (.eml und .msg) sowie CAD-Zeichnungen (.dxf und .dwg). Medizinische Dokumente (HL7 FHIR und CDA) sind möglich, müssen aber von einem Administrator freigeschaltet werden.

Diese Formate werden nicht nur als Text überflogen, sondern strukturiert gelesen — Positionen eines LV, Rechnungszeilen, Mail-Anhänge, Layer und Bemaßungen einer Zeichnung. Zitate springen dadurch an die genaue Stelle, und jedes Format hat eine eigene Vorschau.

Die vollständige Liste mit Grenzen und Vorschau-Verhalten steht unter Dateiformate im Detail.