Dokumente & Wissen

Zentrale Dokumentenablage mit Ordnern, Sichtbarkeiten und Vorschau – plus pro-Chat zuschaltbares Dokumentenwissen (RAG) für fundierte, belegte Antworten.

Im Bereich Dokumente legst du deine Dateien zentral ab, organisierst sie in Ordnern und Unterordnern und entscheidest, wer sie sehen darf. Vor allem aber werden diese Dokumente zur Wissensbasis für den Chat: Du fügst ausgewählte Dateien pro Chat hinzu, und die KI beantwortet deine Fragen aus deren Inhalt – mit Quellenangaben. Kasimir wählt dabei automatisch die passende Verarbeitungsstrategie (ganzes Dokument im Kontext oder gezielte Ausschnitt-Suche), abhängig von Umfang und Modell.

Was dieser Bereich kann

Dateien hochladen und verwalten – PDFs, Office- und OpenDocument-Dateien, Text, CSV, Markdown, HTML, XML, JSON und Bilder.
In Ordnern organisieren – beliebig verschachtelte Ordner mit Emoji, Farbe und Beschreibung.
Sichtbarkeit steuern – Privat (nur du) oder Firmenweit (alle im Unternehmen).
Vorschau ansehen – PDFs und Bilder direkt im Browser; Office-Dateien werden serverseitig in eine PDF-Vorschau umgewandelt.
Als Wissen im Chat nutzen – pro Chat gezielt Dokumente zuschalten; die KI antwortet daraus und zitiert die Stellen.

Die Dokumente-Bibliothek: Ordner, Datei-Kacheln mit Vorschau, Sichtbarkeits- und Statusmarkierungen.

Dokumente hochladen

Öffne den Bereich Dokumente über die Seitenleiste.
Klicke oben rechts auf Hochladen. Wähle eine Datei von deinem Gerät.
Die Datei wird hochgeladen und sofort verarbeitet (Text wird extrahiert). Der Status wechselt von Wird verarbeitet zu Bereit – oder zu Fehlgeschlagen, falls kein Text gewonnen werden konnte.

ℹ️

Pro Upload wird eine Datei verarbeitet. Die maximale Dateigröße beträgt 25 MB.

Unterstützte Dateitypen

Kategorie	Formate
PDF	`.pdf`
Microsoft Office	`.docx`, `.doc`, `.xlsx`, `.xls`, `.pptx`, `.ppt`
OpenDocument	`.odt`, `.ods`, `.odp`
Text & Daten	`.txt`, `.md`, `.csv`, `.rtf`, `.html`, `.xml`, `.json`
Bilder	`.png`, `.jpeg`, `.webp`, `.heic`

💡

Bilder werden „gelesen". Beim Upload beschreibt ein bildfähiges KI-Modell das Bild einmalig als strukturierten Text (Bildbeschreibung, erkannter Text/OCR, Schlüsselelemente). Dieser Text wird gespeichert und fließt genau wie ein normales Dokument ins Chat-Wissen ein – das Originalbild bleibt zur Ansicht erhalten.

Sichtbarkeit beim Hochladen

Beim Hochladen außerhalb eines Ordners kannst du zwischen Privat (Standard – nur du siehst die Datei) und Firmenweit (alle im Unternehmen) wählen.

Lädst du innerhalb eines Ordners hoch, übernimmt die neue Datei automatisch die Sichtbarkeit des Ordners – eine separate Auswahl entfällt. Auch der aktive Reiter steuert die Vorgabe: Auf dem Reiter Geteilt werden Uploads firmenweit, sonst privat.

Ordner & Organisation

Reiter, Suche und Ansicht

Über der Dateiliste findest du:

Reiter Alle · Geteilt · Privat – filtert Ordner und Dateien nach Sichtbarkeit.
Suche – filtert die aktuelle Ebene nach Datei- und Ordnernamen.
Ansicht – Umschalter zwischen Kacheln (mit Vorschaubild) und Liste (mit Details und Aktionsmenü).

Ordner erstellen

Klicke auf Ordner.
Vergib einen Namen, optional ein Icon (Emoji) und eine Beschreibung.
Wähle die Sichtbarkeit (Privat oder Geteilt).
Wird ein Ordner geöffnet, landen neue Unterordner und Uploads automatisch darin (sichtbar an der Brotkrümel-Navigation oben).

⚠️

Beim Löschen eines Ordners werden enthaltene Unterordner mitgelöscht, die Dokumente bleiben jedoch erhalten (sie wandern aus dem Ordner heraus). Das Löschen muss bestätigt werden.

Dateien verwalten

In der Listenansicht öffnet das Drei-Punkte-Menü pro Datei diese Aktionen:

Sichtbarkeit ändern – zwischen Privat und Firmenweit teilen wechseln. Nur der Ersteller oder ein Admin darf das.
Verschieben nach – in einen anderen Ordner oder zurück nach Allgemein (kein Ordner).
Löschen – mit Sicherheitsabfrage.

ℹ️

Projekt-Dokumente werden innerhalb des jeweiligen Projekts verwaltet und tragen einen eigenen Projekt-Hinweis. Sie lassen sich hier nicht in Ordner verschieben.

Vorschau

Ein Klick auf eine Datei (Status Bereit oder Fehlgeschlagen) öffnet die Vorschau:

PDF und Bilder werden direkt eingebettet angezeigt.
Office-/OpenDocument-Dateien werden serverseitig in eine PDF-Vorschau umgewandelt und ebenso angezeigt.
Alle übrigen Formate bieten einen Download des Originals.

Die Vorschau enthält außerdem Dateigröße, Typ und einen Herunterladen-Button für die Originaldatei.

Zuletzt verwendet (aus Chats)

Ganz unten – nur auf der Wurzelebene und außerhalb des Reiters Geteilt – erscheint Zuletzt verwendet (aus Chats). Hier liegen Dateien, die du in Chats angehängt hast (streng privat und nur für dich sichtbar). Pro Datei kannst du:

mit In Bibliothek speichern die Datei dauerhaft (privat) in deine Dokumente übernehmen,
oder sie endgültig löschen.

Dokumente als Wissen im Chat nutzen

Das ist das Herzstück: Dokumente werden zur Wissensquelle der KI.

⚠️

Nichts wird automatisch geladen. In einem normalen Chat nutzt die KI nur die Dokumente, die du ausdrücklich für diesen Chat zuschaltest. Das schützt Kontext und Tokens und sorgt für vorhersehbare Antworten.

Schritt für Schritt

Öffne einen Chat. Klicke in der Eingabeleiste auf den Button Dokumente.
Die Auswahl ist in Gruppen unterteilt:
- Privat – deine eigenen privaten Dokumente.
- Projekt – Dokumente des aktuellen Projekts (nur in einem Projekt-Chat).
- Firmenweit – firmenweite Dokumente, nach Ordnern gruppiert.
Hake die gewünschten Dokumente an. Der Zähler im Button zeigt die Anzahl. Nur Dokumente mit Status Bereit erscheinen hier.
Stelle deine Frage. Die KI antwortet aus den ausgewählten Inhalten.

Die Auswahl bleibt pro Konversation erhalten.

Der Dokumente-Auswähler im Chat: pro Chat gezielt Wissen zuschalten – gruppiert nach Privat, Projekt und Firmenweit.

Quellenangaben

Wenn die KI auf gezielte Ausschnitt-Suche zurückgreift, kennzeichnet sie verwendete Stellen inline mit [1], [2], …. Unter der Antwort findest du das Quellen-Panel mit Dateiname, Seite/Abschnitt und Textauszug. So ist jede Aussage nachvollziehbar – wichtig bei sicherheitskritischen oder normbezogenen Themen.

💡

Die KI ist angewiesen, ehrlich zu bleiben: Decken die bereitgestellten Dokumente eine Frage nicht ab, sagt sie das ausdrücklich. Allgemeinwissen wird – falls überhaupt – klar als solches gekennzeichnet und nicht als Dokumenteninhalt ausgegeben.

Assistenten

In einem Assistenten-Chat ist das Wissen anders geregelt: Hier wird automatisch das dem Assistenten zugeordnete Wissen verwendet (verknüpfte firmenweite Dokumente und eigene Assistenten-Uploads) – unabhängig von der manuellen Auswahl. Das ist die eigene Wissensbasis des Assistenten.

Wie die KI deine Dokumente verarbeitet (Strategien)

Je nach Umfang der zugeschalteten Dokumente und Kontextfenster des gewählten Modells wählt Kasimir automatisch eine von mehreren Strategien:

Strategie	Verhalten	Wann
Voller Kontext	Die vollständigen Dokumenttexte werden in den Prompt gelegt.	Wenn die Summe aller Tokens unter dem Schwellenwert liegt.
RAG (Ausschnitt-Suche)	Dokumente werden in Abschnitte zerlegt, eingebettet, und nur die relevantesten Stellen werden zur Frage abgerufen.	Wenn die Dokumente zu groß für den vollen Kontext sind.
Hybrid	Kleine Dokumente werden vollständig eingefügt, große über die Ausschnitt-Suche abgerufen.	Optionaler Modus für Profis.
Auto (Standard)	Wählt automatisch zwischen vollem Kontext und RAG anhand der Token-Summe.	Standard für normale Chats.

Der Standard-Schwellenwert liegt bei 50.000 Tokens.
Der Schwellenwert wird zusätzlich durch das Kontextfenster des Modells begrenzt (abzüglich eines Sicherheitspuffers von ~14.000 Tokens für Systemprompt, Verlauf, Werkzeuge und Antwort). So überläuft auch ein Modell mit kleinem Fenster nie.
Beim Wechsel zur Ausschnitt-Suche werden noch nicht indexierte Dokumente on-demand zerlegt und eingebettet. Während dessen siehst du im Chat einen kurzen Statushinweis.

ℹ️

Deutsch-optimierte Suche. Die Ausschnitt-Suche kombiniert semantische Ähnlichkeit mit einer Teilwort-Suche, die deutsche Komposita berücksichtigt – damit z. B. „Sockel" auch in „Sockelhöhe" gefunden wird. Beides wird fusioniert und vor der Auswahl auf deine zugeschalteten Dokumente begrenzt.

Strategie pro Projekt einstellen

In Projekt-Chats lässt sich die Strategie feinjustieren. Im Projekt unter dem Reiter mit der Dokumenten-Strategie findest du:

Drei Kacheln Auto · Voll · RAG (Hybrid + manueller Schwellenwert liegen unter Erweitert).
Eine Kapazitätsanzeige, die den Token-Verbrauch deiner Dokumente gegen das nutzbare Budget des aktiven Modells stellt (inkl. grober Seitenschätzung, ~600 Tokens/Seite).
Eine Aufschlüsselung „im Projekt" vs. „firmenweit" sowie die Zahl bereits indexierter Dokumente.
Einen Neu indexieren-Button, der noch ausstehende Dokumente einbettet.

Die Dokumenten-Strategie pro Projekt: Auto/Voll/RAG, Kapazitätsanzeige gegen das Modellbudget und Neu-Indexieren.

ℹ️

Diese Einstellung steuert nur, wie zugeschaltete Dokumente verarbeitet werden – sie lädt keine Dokumente automatisch in den Chat. Normale (projektlose) Chats nutzen immer Auto.

Sichtbarkeiten im Überblick

Bereich	Wer sieht es	Hinweis
Privat	nur du	Standard beim Upload außerhalb eines Ordners.
Firmenweit / Geteilt	alle im Unternehmen	per Upload-Auswahl oder über das Aktionsmenü.
Projekt	Projektmitglieder	wird im Projekt verwaltet.
Aus Chats	nur du	private Chat-Anhänge; optional in die Bibliothek übernehmbar.

Grenzen & gut zu wissen

Maximale Dateigröße: 25 MB. Größere Dateien werden abgewiesen.
Reine Bilder als firmenweites Wissen sind nur über die Bildbeschreibung nutzbar (Text wird daraus gewonnen); pure Pixel ohne Text liefern entsprechend wenig.
Status Fehlgeschlagen bedeutet meist, dass kein Text extrahiert werden konnte (z. B. ein gescanntes PDF ohne OCR-Ebene). Die Datei lässt sich trotzdem öffnen/herunterladen, taugt aber nicht als Wissensbasis.
Sichtbarkeit ändern dürfen nur Ersteller oder Admins.
Token-Werte sind Schätzungen; die tatsächliche Strategie kann je nach Modell leicht abweichen.
Suche auf der Übersichtsseite filtert nur Datei-/Ordnernamen (kein Volltext) – die inhaltliche Suche passiert im Chat über die Ausschnitt-Suche.

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