Besprechungen

Besprechungen aufnehmen oder hochladen, automatisch transkribieren und mit Sprechertrennung in Protokolle, Aufgaben und weitere Dokumente verwandeln.

Das Modul Besprechungen verwandelt gesprochene Meetings in durchsuchbare, strukturierte Texte. Du nimmst eine Besprechung direkt im Browser auf, lädst eine bestehende Audio- oder Videodatei hoch oder schickst (sofern eingerichtet) einen Aufnahme-Bot in dein Online-Meeting. Kasimir transkribiert die Aufnahme mit automatischer Sprechertrennung, erstellt anschließend ein vollständiges Protokoll mit Zusammenfassung und Aufgaben und stellt weitere Vorlagen wie Follow-up-E-Mails oder Entscheidungslisten auf Knopfdruck bereit. Die Transkription läuft DSGVO-konform auf Kasimirs eigenen Servern in Deutschland – es wird kein US-Transkriptionsdienst verwendet. Die Zusammenfassung erstellt ein für euer Unternehmen freigegebenes KI-Modell, das in Deutschland oder in der EU betrieben wird.

Was du mit dem Modul machen kannst

• Eine Besprechung live im Browser aufnehmen (Mikrofon).

• Eine vorhandene Aufnahme hochladen (Audio oder Video).

• Einen Aufnahme-Bot in ein Online-Meeting einladen (Teams, Zoom, Google Meet) – falls für deinen Arbeitsbereich freigeschaltet.

• Das Transkript mit Zeitmarken und Sprechern lesen und im Audio mitspringen.

• Erkannte Sprecher (SPEAKER_00, SPEAKER_01 …) mit echten Namen versehen.

• Aus dem Transkript verschiedene Dokumente erzeugen (Protokoll, Aufgabenliste, Follow-up-E-Mail u. a.) und als Markdown, Word oder PDF exportieren.

• Im Reiter Ask-AI Fragen zur Besprechung stellen.

• Zusammenfassung und Aufgaben (auf Wunsch auch das Transkript) als Wissensseite im Notizbuch speichern, damit der Chat darauf zugreifen kann.

Eine Besprechung erfassen

Auf der Seite Besprechungen findest du oben zwei Karten: Aufnahme hochladen oder aufnehmen (Datei hochladen oder live im Browser aufnehmen) und Bot in ein Meeting einladen. Dieselben Wege gibt es im Reiter Besprechungen eines Projekts oder Teams – die Besprechung landet dann gleich dort.

Option A – Bot in ein Meeting einladen

1. Füge in das Feld (Teams- oder Meet-Link einfügen) den Einladungslink deines Online-Meetings ein – auch Zoom-Links werden erkannt.

2. Klicke auf Bot einladen. Der Bot tritt dem Meeting als Teilnehmer (Kasimir Notetaker) bei und nimmt den Ton auf.

3. Oben in der Liste deiner Besprechungen erscheint sofort ein Eintrag mit dem Live-Status: Angefragt …, Tritt bei …, Wartet im Warteraum (dann im Meeting zulassen), Audio-Aufnahme läuft mit laufender Uhr, danach Transkript wird erstellt … und Zusammenfassung wird erstellt … bis Fertig. Eine Leiste zeigt die Schritte Beitritt · Aufnahme · Verarbeitung · Fertig.

4. Mit Beenden holst du den Bot vorzeitig aus dem Meeting. Sobald die Aufnahme übergeben ist, geht der Eintrag an derselben Stelle in die Besprechung über, die du per Klick öffnest. Ist etwas schiefgegangen, steht dort Erneut einladen.

Unterstützte Plattformen sind Teams, Zoom und Google Meet. Andere Links werden mit einer Fehlermeldung abgelehnt.

Option B – Aufnahme hochladen

1. Klicke auf die Hochladen-Fläche (Besprechung hochladen) und wähle eine Datei aus – oder ziehe sie auf die Fläche.

2. Der Upload startet automatisch; der Fortschritt wird in Prozent angezeigt.

Unterstützte Formate und Grenzen:

Option C – Live im Browser aufnehmen

Unter der Hochladen-Fläche – nach „oder aufnehmen“ – sitzt der Rekorder.

1. Klicke auf Aufnehmen und erlaube den Mikrofon-Zugriff.

2. Während der Aufnahme siehst du eine Wellenform-Visualisierung, einen blinkenden Aufnahme-Punkt und die laufende Dauer. Der Bildschirm bleibt aktiv (kein Standby) solange aufgenommen wird.

3. Mit Stoppen & Hochladen beendest du die Aufnahme; sie wird automatisch hochgeladen und verarbeitet.

Was nach dem Erfassen passiert

Jede Aufnahme durchläuft automatisch im Hintergrund mehrere Phasen. Du musst nicht warten – die Liste und die Detailseite aktualisieren sich von selbst.

1. Wartend – die Aufnahme steht in der Warteschlange.

2. Transkription läuft… – Sprache wird in Text umgewandelt und Sprecher werden erkannt.

3. Zusammenfassung wird erstellt… – Protokoll, Zusammenfassung und Aufgaben werden generiert.

4. Bereit – die Aufnahme ist vollständig ausgewertet. (Bei Problemen: Fehlgeschlagen mit Fehlertext.)

Auf der Detailseite zeigt eine animierte Fortschrittsanzeige die Schritte Hochladen → Transkribieren → Zusammenfassen.

Die Detailansicht einer Besprechung

Ein Klick auf einen Eintrag in der Liste öffnet die Besprechung. Oben findest du Titel, Datum, Sprachkürzel und die Anzahl der erkannten Sprecher. Über das Stift-Symbol benennst du den Titel um, über das Papierkorb-Symbol löschst du die Besprechung (mit Rückfrage).

Darunter liegt der Audio-Player, der mit dem Transkript verbunden ist, sowie vier Reiter.

Reiter „Zusammenfassung“

Zeigt das automatisch erstellte Markdown-Protokoll (mit Abschnitten wie Teilnehmer, Themen, Beschlüsse) und darunter die vorgeschlagenen Aktionen als Aufgabenliste mit Verantwortlichem und Frist, sofern erkennbar.

Reiter „Protokoll“

Hier steht das vollständige, nach Sprechern und Zeitmarken gegliederte Transkript.

• Oben stehen die Kapitel: Mit Kapitel erzeugen gliedert Kasimir die Besprechung in Abschnitte mit Zeitmarke; ein Klick springt im Audio dorthin.

• Jede Zeile zeigt links die Zeitmarke und den farbig hinterlegten Sprecher. Ein Klick auf eine Zeile springt im Audio an diese Stelle; die gerade gesprochene Zeile wird hervorgehoben und mitgescrollt.

• Darunter kannst du die erkannten Sprecher benennen: Tippe den echten Namen in das Feld neben SPEAKER_00 usw. Mit Anhören spielst du eine kurze Hörprobe dieses Sprechers ab, um ihn zuzuordnen. Klicke danach auf Speichern.

Reiter „Vorlagen“

Hier erzeugst du aus dem Transkript fertige Dokumente. Über Output erzeugen öffnet sich eine Auswahl an Vorlagen.

Verfügbare Vorlagen (Gruppe Formate):

Unter Nach Meeting-Typ gibt es sieben weitere Vorlagen, zugeschnitten auf bestimmte Gesprächsarten: Vertriebsgespräch, Interview / Bewerbung, 1:1 / Mitarbeitergespräch, Daily / Standup, Projekt-Status / Jour fixe, Schulung / Vorlesung sowie Workshop / Brainstorming.

1. Wähle eine Vorlage. Bei Eigenes Template erscheint ein Textfeld, in das du in eigenen Worten beschreibst, was erzeugt werden soll (bis 2000 Zeichen), und klickst auf Erzeugen.

2. Der neue Output erscheint als Karte mit dem Status wird erzeugt … und füllt sich automatisch, sobald er fertig ist.

3. Bei einer fertigen Karte stehen dir zur Verfügung: Kopieren (in die Zwischenablage), Exportieren, Als Wissensseite speichern und Löschen.

Export-Formate: Markdown (.md), Word (.docx) und PDF (.pdf).

Reiter „Ask-AI“

Hier stellst du Fragen zur Besprechung – Kasimir antwortet auf Grundlage von Transkript und Zusammenfassung. Vorschläge wie „Fasse die Besprechung zusammen“ helfen beim Einstieg; mit Im vollen Chat öffnen → führst du das Gespräch im normalen Chat weiter.

Als Wissensseite speichern

Unten in der Detailansicht findest du Als Wissensseite speichern. Im Dialog wählst du den Titel, wo die Seite liegen soll (Firmenweit, Team, Projekt oder Persönlich – je nachdem, wo du schreiben darfst) und was hinein soll: standardmäßig Zusammenfassung & Aufgaben, auf Wunsch zusätzlich Volles Transkript anhängen. Kasimir legt daraus eine Seite im Notizbuch an; danach steht dort Im Notizbuch abgelegt mit dem Link Seite öffnen. Reicht das Ziel über den bisherigen Kreis der Besprechung hinaus, darf das nur, wer sie aufgenommen hat.

Sichtbarkeit und Organisation

• Privat standardmäßig: Eine Besprechung ist nur für dich (den Ersteller) sichtbar – erkennbar an der Markierung Privat. Andere im Unternehmen sehen sie nicht.

• Projektbezogen: Über Projekt zuordnen ordnest du eine Besprechung einem Projekt zu; dann ist sie für alle Mitglieder dieses Projekts sichtbar.

• Teambezogen: Über Team zuordnen ordnest du eine Besprechung einem Team zu; dann sehen sie alle Mitglieder dieses Teams. Projekte und Teams haben außerdem einen eigenen Reiter Besprechungen zum Aufnehmen, Hochladen und Einladen des Bots.

• Filter: Über der Liste filterst du mit den Schaltflächen Alle, Allgemein (ohne Projekt) sowie je einer Schaltfläche pro Projekt.

Tipps & Grenzen auf einen Blick

• Maximale Dateigröße: Audio 200 MB (MP3, MP4, M4A, WAV, WebM, OGG), Video 1 GB (MP4, WebM, MOV – verarbeitet wird nur der Ton).

• Bot: standardmäßig höchstens zwei gleichzeitig pro Unternehmen, nur Teams, Zoom und Google Meet; ist der Bot nicht eingerichtet, fehlt die Karte.

• Bot-Aufnahme: höchstens 3 Stunden je Einladung, danach verlässt der Bot das Meeting automatisch.

• Sprache: Die Transkription ist auf Deutsch optimiert.

• Excel-Export ist im Menü sichtbar, aber aktuell nicht funktionsfähig – Markdown, Word oder PDF verwenden.

• Wiederherstellung: Abgebrochene Browser-Aufnahmen lassen sich nachträglich fertigstellen.

• Verlässt du die Seite während der Verarbeitung, geht nichts verloren – die Auswertung läuft im Hintergrund weiter.