Besprechungen

Besprechungen aufnehmen oder hochladen, automatisch transkribieren und mit Sprechertrennung in Protokolle, Aufgaben und weitere Dokumente verwandeln.

Das Modul Besprechungen verwandelt gesprochene Meetings in durchsuchbare, strukturierte Texte. Du nimmst eine Besprechung direkt im Browser auf, lädst eine bestehende Audio- oder Videodatei hoch oder schickst (sofern freigeschaltet) einen Aufnahme-Bot in dein Online-Meeting. Kasimir transkribiert die Aufnahme mit automatischer Sprechertrennung, erstellt anschließend ein vollständiges Protokoll mit Zusammenfassung und Aufgaben und stellt weitere Vorlagen wie Follow-up-E-Mails oder Entscheidungslisten auf Knopfdruck bereit. Die komplette Verarbeitung läuft DSGVO-konform auf der eigenen Infrastruktur – es wird kein US-Transkriptionsdienst verwendet.

Was du mit dem Modul machen kannst

Eine Besprechung live im Browser aufnehmen (Mikrofon).
Eine vorhandene Aufnahme hochladen (Audio oder Video).
Einen Aufnahme-Bot in ein Online-Meeting einladen (Teams, Zoom, Google Meet) – falls für deinen Arbeitsbereich freigeschaltet.
Das Transkript mit Zeitmarken und Sprechern lesen und im Audio mitspringen.
Erkannte Sprecher (SPEAKER_00, SPEAKER_01 …) mit echten Namen versehen.
Aus dem Transkript verschiedene Dokumente erzeugen (Protokoll, Aufgabenliste, Follow-up-E-Mail u. a.) und als Markdown, Word oder PDF exportieren.
Das Transkript zur Wissensdatenbank hinzufügen, damit der Chat darauf zugreifen kann.

Eine Besprechung erfassen

Auf der Seite Besprechungen findest du oben den Bereich Schritt 01 – Beitreten oder hochladen mit allen drei Wegen, eine Aufnahme zu starten.

Drei Wege, eine Besprechung zu erfassen: Bot einladen, Datei hochladen oder live aufnehmen.

Option A – Bot zu Meeting einladen

ℹ️

Diese Option ist nur sichtbar nutzbar, wenn der Meeting-Bot für deinen Arbeitsbereich freigeschaltet ist. Andernfalls erscheint die Markierung Bald verfügbar und das Eingabefeld ist deaktiviert.

Füge in das Feld den Einladungslink deines Online-Meetings ein (https://… Teams / Zoom / Google Meet).
Klicke auf Einladen. Der Bot tritt dem Meeting als Teilnehmer (Kasimir Notetaker) bei und zeichnet auf.
Unter dem Formular erscheint ein Live-Status mit den Phasen Bot wird angefragt…, Bot tritt bei…, Bot ist im Call, Bot nimmt auf…, Aufnahme wird verarbeitet… bis Fertig.
Sobald der Status Fertig ist, führt dich der Button Besprechung öffnen direkt zur fertigen Aufnahme. Mit Ausblenden schließt du eine abgeschlossene oder fehlgeschlagene Statusmeldung.

Unterstützte Plattformen sind Teams, Zoom und Google Meet. Andere Links werden mit einer Fehlermeldung abgelehnt.

⚠️

Pro Arbeitsbereich kann immer nur ein Bot gleichzeitig aktiv sein. Solange ein Bot läuft, wird ein zweiter Einladungsversuch mit „Es ist bereits ein Bot aktiv“ abgelehnt.

Option B – Aufnahme hochladen

Klicke auf die Hochladen-Kachel (Besprechung hochladen) und wähle eine Datei aus – oder ziehe sie auf die Fläche.
Der Upload startet automatisch; der Fortschritt wird in Prozent angezeigt.

Unterstützte Formate und Grenzen:

Eigenschaft	Wert
Formate	MP3, MP4, M4A, WAV, WebM, OGG
Maximale Größe	200 MB

💡

Große Dateien werden in kleinen Stücken hochgeladen und serverseitig wieder zusammengesetzt. Schlägt ein Upload fehl, erscheint ein Button Erneut hochladen, mit dem du denselben Vorgang ohne erneute Dateiauswahl wiederholst.

Option C – Live im Browser aufnehmen

Neben der Hochladen-Kachel sitzt der Rekorder.

Klicke auf Aufnehmen und erlaube den Mikrofon-Zugriff.
Während der Aufnahme siehst du eine Wellenform-Visualisierung, einen blinkenden Aufnahme-Punkt und die laufende Dauer. Der Bildschirm bleibt aktiv (kein Standby) solange aufgenommen wird.
Mit Stoppen & Hochladen beendest du die Aufnahme; sie wird automatisch hochgeladen und verarbeitet.

ℹ️

„Aufnahme bleibt lokal bis du auf ‚Stoppen & Hochladen‘ klickst.“ Während der Aufnahme werden die Daten zusätzlich fortlaufend im Hintergrund gesichert, damit nichts verloren geht.

💡

Unterbrochene Aufnahmen wiederherstellen: Wenn eine Aufnahme abbricht (z. B. Browser geschlossen, App neu geladen), erscheint beim nächsten Öffnen ein gelber Hinweis Unterbrochene Aufnahme(n) gefunden. Pro Eintrag kannst du Fertigstellen & hochladen oder Verwerfen wählen. Die Markierung Lokal bzw. Cloud zeigt, wo die Reste gespeichert sind.

Was nach dem Erfassen passiert

Jede Aufnahme durchläuft automatisch im Hintergrund mehrere Phasen. Du musst nicht warten – die Liste und die Detailseite aktualisieren sich von selbst.

Wartend – die Aufnahme steht in der Warteschlange.
Transkription läuft… – Sprache wird in Text umgewandelt und Sprecher werden erkannt.
Zusammenfassung wird erstellt… – Protokoll, Zusammenfassung und Aufgaben werden generiert.
Bereit – die Aufnahme ist vollständig ausgewertet. (Bei Problemen: Fehlgeschlagen mit Fehlertext.)

Auf der Detailseite zeigt eine animierte Fortschrittsanzeige die Schritte Hochladen → Transkribieren → Zusammenfassen.

ℹ️

Die Transkription erfolgt sprachlich auf Deutsch ausgerichtet und erkennt automatisch, wie viele Sprecher beteiligt sind. Die Verarbeitungszeit hängt von der Länge der Aufnahme ab.

Die Detailansicht einer Besprechung

Ein Klick auf einen Eintrag in der Liste öffnet die Besprechung. Oben findest du Titel, Datum, Sprachkürzel und die Anzahl der erkannten Sprecher. Über das Stift-Symbol benennst du den Titel um, über das Papierkorb-Symbol löschst du die Besprechung (mit Rückfrage).

Darunter liegt der Audio-Player, der mit dem Transkript verbunden ist, sowie drei Reiter.

Detailansicht mit Audio-Player, Reitern und dem nach Sprechern gegliederten Protokoll.

Reiter „Zusammenfassung“

Zeigt das automatisch erstellte Markdown-Protokoll (mit Abschnitten wie Teilnehmer, Themen, Beschlüsse) und darunter die vorgeschlagenen Aktionen als Aufgabenliste mit Verantwortlichem und Frist, sofern erkennbar.

Reiter „Protokoll“

Hier steht das vollständige, nach Sprechern und Zeitmarken gegliederte Transkript.

Jede Zeile zeigt links die Zeitmarke und den farbig hinterlegten Sprecher. Ein Klick auf eine Zeile springt im Audio an diese Stelle; die gerade gesprochene Zeile wird hervorgehoben und mitgescrollt.
Oben kannst du die erkannten Sprecher benennen: Tippe den echten Namen in das Feld neben SPEAKER_00 usw. Mit Anhören spielst du eine kurze Hörprobe dieses Sprechers ab, um ihn zuzuordnen. Klicke danach auf Speichern.

💡

Kasimir schlägt bereits automatisch Namen vor, wenn Personen im Gespräch namentlich angesprochen werden. Du musst diese Vorschläge nur prüfen und bei Bedarf korrigieren. Vergebene Namen erscheinen anschließend in Transkript und allen erzeugten Dokumenten.

Reiter „Vorlagen“

Hier erzeugst du aus dem Transkript fertige Dokumente. Über Output erzeugen öffnet sich eine Auswahl an Vorlagen.

Aus dem Transkript erzeugte Vorlagen – von Protokoll bis Follow-up-E-Mail.

Verfügbare Vorlagen:

Vorlage	Ergebnis
`Protokoll`	Vollständiges Protokoll mit allen Abschnitten
`Kurzzusammenfassung`	5–8 Stichpunkte für Nicht-Teilnehmer
`Aufgabenliste`	Tabelle: Aufgabe · Verantwortlich · Frist
`Entscheidungen`	Getroffene Entscheidungen samt Begründung
`Follow-up-E-Mail`	Versandfertige Recap-Mail an die Teilnehmer
`Offene Fragen`	Ungeklärte Punkte, die noch Antworten brauchen
`Eigenes Template`	Freier Prompt (z. B. Risiko-Analyse)

Wähle eine Vorlage. Bei Eigenes Template erscheint ein Textfeld, in das du in eigenen Worten beschreibst, was erzeugt werden soll (bis 2000 Zeichen), und klickst auf Erzeugen.
Der neue Output erscheint als Karte mit dem Status wird erzeugt … und füllt sich automatisch, sobald er fertig ist.
Bei einer fertigen Karte stehen dir zur Verfügung: Kopieren (in die Zwischenablage), Exportieren und Löschen.

Export-Formate: Markdown (.md), Word (.docx) und PDF (.pdf).

⚠️

Im Export-Menü wird auch Excel (.xlsx) angeboten, dieser Export ist jedoch derzeit nicht verfügbar und schlägt fehl. Nutze für tabellarische Inhalte den Word- oder PDF-Export.

Zur Wissensdatenbank hinzufügen

Unten in der Detailansicht findest du Zur Wissensdatenbank hinzufügen. Damit wird das Transkript als firmenweites Dokument abgelegt und für den Chat durchsuchbar gemacht (RAG). Danach wechselt der Button auf Bereits in der Wissensdatenbank.

Sichtbarkeit und Organisation

Privat standardmäßig: Eine Besprechung ist nur für dich (den Ersteller) sichtbar – erkennbar an der Markierung Privat. Andere im Unternehmen sehen sie nicht.
Projektbezogen: Wird eine Besprechung einem Projekt zugeordnet, ist sie für alle Mitglieder dieses Projekts sichtbar.
Filter: Über der Liste filterst du mit den Schaltflächen Alle, Allgemein (ohne Projekt) sowie je einer Schaltfläche pro Projekt.

ℹ️

Erst durch Zur Wissensdatenbank hinzufügen wird der Inhalt einer privaten Besprechung firmenweit im Chat auffindbar. Bis dahin bleibt das Transkript privat bzw. auf das Projekt beschränkt.

Tipps & Grenzen auf einen Blick

Maximale Dateigröße: 200 MB; unterstützte Formate MP3, MP4, M4A, WAV, WebM, OGG.
Bot: maximal ein aktiver Bot pro Arbeitsbereich, nur Teams/Zoom/Google Meet; ggf. nicht freigeschaltet (Bald verfügbar).
Sprache: Die Transkription ist auf Deutsch optimiert.
Excel-Export ist im Menü sichtbar, aber aktuell nicht funktionsfähig – Markdown, Word oder PDF verwenden.
Wiederherstellung: Abgebrochene Browser-Aufnahmen lassen sich nachträglich fertigstellen.
Verlässt du die Seite während der Verarbeitung, geht nichts verloren – die Auswertung läuft im Hintergrund weiter.

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