Workflows

Visueller Baukasten für mehrstufige KI-Automatisierungen: Trigger, KI-Schritte, Logik und Aktionen auf einer Canvas verbinden, versionieren und ausführen.

Workflows sind in Kasimir mehrstufige, formularbasierte Automatisierungen, die du auf einer visuellen Canvas zusammenklickst. Ein Workflow beginnt immer mit einem Trigger (der ihn startet) und führt danach eine Kette aus Knoten aus – KI-Schritte, Logik-Verzweigungen und Aktionen wie E-Mail-Versand oder Dokument-Erstellung. Anders als ein Chat läuft ein Workflow reproduzierbar nach festen Regeln ab, lässt sich versionieren und kann auch automatisch (per Zeitplan, Webhook oder öffentlichem Formular) starten.

Diese Seite beschreibt den Workflow-Editor, alle Knotentypen, das Veröffentlichen (Deploy) und die Ausführung – genau so, wie das Produkt sich verhält.

Überblick: Wo finde ich Workflows?

• Übersicht: Der Eintrag Workflows in der Seitenleiste öffnet die Bibliothek im Tab Workflows; dort stehen deine Workflows als Karten. Vorlagen zum Kopieren findest du im Tab Vorlagen.

• Editor: /workflows/<id>/edit – die Canvas zum Bauen.

• Ausführen: /workflows/<id>/run – das Eingabeformular und die Live-Laufansicht.

• Historie / Executions: /workflows/<id>/runs – die Tabelle vergangener Läufe.

Im Editor wechselst du oben über die Tab-Leiste zwischen Editor und Executions.

Einen Workflow anlegen

1. Klicke in der Bibliothek im Tab Workflows auf + Neuer Workflow. Im Dialog Neuen Workflow erstellen gibst du einen Workflow-Name ein; optional ergänzt du eine Beschreibung, setzt Als Vorlage speichern und wählst den Initialer Trigger-Typ (Standard: Manuell). Mit Workflow erstellen öffnet sich der Editor.

2. Alternativ klickst du im Tab Vorlagen auf eine Vorlage – sie wird in deine Firma kopiert, automatisch sauber angeordnet und direkt im Editor geöffnet.

3. Der neue Workflow startet bereits mit einem Trigger des gewählten Typs; den Modus kannst du im Trigger jederzeit ändern. Die Trigger-Auswahl erscheint nur, wenn ein Workflow gar keine Knoten mehr hat.

Teilen und Rechte

Über Teilen im Editor legst du Sichtbarkeit und Freigaben fest:

• Sichtbarkeit: Privat (Standard) oder Ganze Firma – firmenweite Workflows sehen und starten alle.

• Freigaben an eine Person, ein Team oder ein Projekt mit der Rolle Ansehen, Ausführen oder Bearbeiten. Ein Team erreicht alle Mitglieder, ein Projekt seine Mitglieder und sein Heimteam. Bei einem firmenweiten Workflow lässt sich nur Bearbeiten vergeben – sehen und starten dürfen ihn ohnehin alle.

• Sichtbarkeit und Freigaben ändern dürfen Ersteller:in und – bei firmenweiten Workflows – Inhaber und Administratoren; nur sie sehen Teilen. Wer selbst nur eine Freigabe hat, kann nicht weiterteilen. An einzelne Personen teilen sie ohne weiteres Recht; Freigaben an Teams und Projekte sowie „Ganze Firma“ brauchen zusätzlich das Recht „Workflows teilen“ (standardmäßig nur Administratoren).

• Freigaben an ein Team oder Projekt legst du auch im Tab Workflows der Team- bzw. Projektansicht an (Workflow hinzufügen) und löst sie dort mit Zuordnung lösen. In der Bibliothek zeigt eine Plakette am Workflow, welchem Team oder Projekt er zugeordnet ist.

Private Workflows anderer sehen Inhaber und Administratoren unter Administration → Workflows nur als Struktur (Name, Kosten, Limits, abschalten, löschen) – öffnen oder starten können sie sie nicht.

Der Editor

Der Editor besteht aus fünf Bereichen:

• Obere Leiste (links): Zurück-Pfeil (zur Bibliothek), Emoji + Name (Klick öffnet das Menü mit Umbenennen, Anpinnen, Exportieren/Importieren als JSON), die Tab-Leiste sowie die Speicher-Anzeige (Gespeichert, Speichert gleich…, Speichert… oder Ungespeichert — Fehler beheben; ohne Bearbeiten-Recht Nur ansehen).

• Obere Leiste (rechts): der Schalter An/Aus, das Zahnrad für die Workflow-Einstellungen, Teilen, der Link Ausführen, der Hinweis Entwurf — Testläufe nutzen diesen Stand · Live: Revision n und der Knopf Deploy (nur für Ersteller:in, Inhaber und Administratoren).

• Canvas (Mitte): die Knoten und ihre Verbindungen. Knoten ziehst du frei; Verbindungen entstehen durch Ziehen von Port zu Port.

• Schwebende Werkzeugleiste (unten): Knoten hinzufügen, Einstellungen, Verlauf, Aufräumen (Auto-Layout) sowie Rückgängig/Wiederherstellen.

• KI-Assistent (linker Rand): Über das Band KI-Assistent baust und änderst du den Workflow per Chat. Der Assistent arbeitet direkt auf der Canvas; deine eigenen Änderungen bleiben erhalten.

Arbeiten auf der Canvas

• Knoten hinzufügen: über die untere Werkzeugleiste, oder über das + auf einer bestehenden Verbindung (der neue Knoten wird dann direkt in die Kante eingefügt). Es öffnet sich die Knoten-Auswahl mit Suchfeld und den Kategorie-Filtern Logik, KI, Aktionen. Tippen filtert, ↑/↓ bewegen die Markierung, Enter fügt ein.

• Schleifen: Eine Schleife steht in einem violetten Rahmen, ihre Körper-Schritte tragen ein ↻ und sind gestrichelt verbunden. Das violette + fügt am Ende des Körpers ein und bietet nur Bausteine an, die dort erlaubt sind. Schritte ziehst du in den Rahmen hinein oder heraus; eine neue Schleife bringt ihren Sammler gleich mit.

• Knoten auswählen: Klick öffnet das rechte Einstellungs-Panel (in der Breite ziehbar; die Breite wird gemerkt).

• Knoten-Menü (⋯): Test bis hier, Ab hier testen (mit Daten des letzten Laufs) (sobald es einen früheren Lauf gibt), Kommentar hinzufügen, Umbenennen (ändert den technischen Slug), Node deaktivieren (übergangslos durchreichen), Node ersetzen, Duplizieren, Ausgabe löschen und Löschen.

• Rückgängig/Wiederherstellen: Cmd/Strg+Z bzw. +Shift. (In Textfeldern gilt das normale Browser-Undo.)

• Aufräumen: ordnet die Knoten automatisch übersichtlich an.

• Export/Import: über das Namens-Menü kannst du den Workflow als JSON sichern und wieder einspielen (Import überschreibt die aktuellen Knoten und Kanten – mit Rückfrage).

Trigger – wie ein Workflow startet

Der Trigger ist der erste Knoten. Es gibt fünf Modi:

Eingabevariablen

Im Trigger definierst du die Eingabevariablen des Workflows. Jede Variable hat:

• einen technischen Schlüssel (klein, a–z, Ziffern und _, bis 40 Zeichen),

• ein Anzeige-Label, optional einen Platzhalter,

• einen Typ: Kurztext, Textblock, E-Mail, Telefon, URL, Zahl, Auswahl (Dropdown), Einfachauswahl, Mehrfachauswahl, An/Aus, verstecktes Feld, Rechtstext/Einwilligung, Datei oder Wissensquelle,

• ein Pflicht-Kennzeichen und optional einen Standardwert.

Diese Werte stehen in nachgelagerten Knoten als {{trigger.input.<schlüssel>}} zur Verfügung. Beim Webhook mappst du eingehende JSON-Felder per JSONPath (z. B. $.email) auf diese Schlüssel; beim Outlook-Mail-Trigger gibt es einen festen Satz Variablen (from, subject, to, cc, body, received_at, message_id, attachments).

Variablen referenzieren

Überall, wo ein Feld „Template" heißt, kannst du Werte aus vorherigen Schritten einsetzen:

• {{trigger.input.<schlüssel>}} – ein Eingabewert des Triggers.

• {{<slug>.output}} – die komplette Ausgabe eines Knotens (der slug ist der technische Name des Knotens).

• {{<slug>.output.<pfad>}} – ein verschachteltes Feld, z. B. {{recherche.output.rows}}.

• In einer Schleife: {{<schleifen-slug>.output.item}} für das aktuelle Element und .index für den Zähler.

Bausteine

Die Bausteine-Auswahl gruppiert alle Schritte nach KI, Logik und Aktionen. Was jeder Baustein kann und was du beim Einrichten beachten solltest, steht unter Workflow-Bausteine.

Für die Werkzeuge des KI-Schritts lassen sich Grenzen setzen: erlaubte und gesperrte Websites sowie die Zahl der Suchen für die Web-Suche, erlaubte Websites und bis zu fünf Pflichtquellen für das Lesen von Seiten (werden vor dem Lauf gelesen) sowie feste Quellen und Trefferzahl für die Dateisuche. Die Quellen-Richtlinie der Firma gilt zusätzlich.

Pro-Knoten-Optionen

Jeder Knoten bietet im ⋯-Menü und im Einstellungs-Panel zusätzlich:

• Name & Notiz: ein lesbarer Titel (der Slug bleibt der technische Bezug) und eine Notiz am Knoten.

• Deaktivieren: der Knoten wird übersprungen und reicht die Eingabe durch.

• Fehlerbehandlung: stop (Standard – der ganze Lauf scheitert) oder continue (Knoten gilt als fehlgeschlagen, der Lauf geht weiter; nachgelagerte Ausgabe ist leer).

• Wiederholungen: 0–5 erneute Versuche vor Anwendung der Fehlerbehandlung.

• Menschliche Bestätigung: pausiert den Lauf vor diesem Knoten und wartet auf Freigabe. Unter Benachrichtigen (Freigeber) wählst du, wer per Posteingang und Push Bescheid bekommt; ohne Wahl ist es die Person, die den Lauf startet.

• KI-Felder: einzelne Felder vom Modell automatisch füllen lassen (auto oder per prompt). Für Empfänger und Ziele (z. B. E-Mail-Empfänger, HTTP-URL) geht das nicht. Stammt ein Empfänger oder Ziel aus KI-, Datei- oder Suchergebnissen – bei automatischen Läufen auch aus Formular- oder Webhook-Eingaben –, verlangt das Speichern an diesem Knoten eine „Menschliche Bestätigung“.

Validierung, Speichern, Veröffentlichen

Während du baust, prüft der Editor laufend:

• Knoten mit Konfigurationsfehlern bekommen ein rotes Abzeichen; eine Fehler-Box unten links listet Graph-Probleme und die Zahl fehlerhafter Knoten.

• Der Editor speichert automatisch. Solange Fehler bestehen, pausiert das automatische Speichern, und veröffentlichen lässt sich nicht.

Ein Workflow läuft nicht allein durch Speichern – gespeichert wird der Entwurf, den Testläufe nutzen. Für alle anderen Starts muss er veröffentlicht (deployed) werden:

1. Klick auf Deploy. Das Panel zeigt die nächste Version (Semver) und einen Änderungs-Diff (hinzugefügt + / geändert ~ / entfernt − für Knoten, Kanten, Trigger).

2. Wähle die Versionssprung-Art patch / minor / major.

3. Gib eine Beschreibung ein (Pflichtfeld).

4. Veröffentlichen. Frühere Versionen lassen sich im selben Panel wiederherstellen.

Der Schalter An/Aus steuert, ob der Workflow überhaupt starten darf. Ein nicht veröffentlichter oder ausgeschalteter Workflow kann nicht ausgeführt werden – die Ausführen-Seite weist darauf hin.

Ausführen

Öffne Ausführen (/workflows/<id>/run):

1. Fülle das Eingaben-Formular aus (die Trigger-Variablen). Pflichtfelder sind mit * markiert; fehlende werden vor dem Start moniert. Gehen Ergebnisse an feste Ziele (z. B. E-Mail-Empfänger) oder sieht eine benannte Person sie bei einer Freigabe, steht das über dem Knopf. Gehen Auszüge aus Quellen, die nicht firmenweit sind, an solche Ziele, bestätigst du das mit einem Häkchen.

2. Klick ▶ Ausführen.

Die Laufansicht zeigt:

• ein Statusbanner: Workflow läuft…, Wartet auf deine Eingabe, Wartet auf Freigabe, Wartet auf den Wissensindex, Abgeschlossen, Fehlgeschlagen oder Abgebrochen, dazu den Fortschritt x / y Schritte.

• bei einer Freigabe-Pause eine Karte mit Freigeben / Ablehnen.

• beim Warten auf den Wissensindex den Fortschritt je Quelle und Jetzt mit Teilbestand starten.

• bei Formular ausfüllen die Karte Formular prüfen mit dem Entwurf; Prüfung abschließen und Formular erzeugen erstellt die Endfassung.

• bei einer Frage an Nutzer ein Formular mit Weiter.

• eine Ergebnis-Karte mit ↓ Datei herunterladen, wenn ein Schritt eine Datei erzeugt hat.

• eine Schritt-für-Schritt-Liste mit Live-Ausgabe pro Knoten.

• eine ausklappbare Technische Übersicht (Diagramm) der Canvas mit Live-Status.

Mit Neu starten setzt du die Ansicht zurück; Historie führt zu den vergangenen Läufen.

Historie / Executions

Unter /workflows/<id>/runs (Tab Executions) findest du eine Tabelle der Läufe mit Datum, Trigger, Status und Dauer. Du kannst nach Trigger-Art filtern und mit Aktualisieren neu laden. Ein Klick auf eine Zeile öffnet den Detail-Lauf. Mitglieder sehen hier nur Läufe, die sie selbst gestartet haben – Läufe aus Zeitplan, Webhook, Formular oder Integration also nicht. Inhaber und Administratoren sehen alle Läufe; fremde manuelle Läufe nur mit Status, Zeit und Kosten, ohne sie öffnen zu können.

Die Spalte Kosten zeigt die KI-Kosten je Lauf; im Detail-Lauf stehen die Kosten dieses Laufs und die Kosten je Knoten.

Workflow-Einstellungen

Das Zahnrad öffnet die Workflow-Einstellungen:

• Icon (Emoji) und Name

• Beschreibung

• Default-Modell – das Modell, das KI-Schritte ohne eigene Modellwahl nutzen

• Projekt (Wissenssuche) – ordnet den Workflow einem Projekt zu; seine Dokumentsuche bezieht dann Projekt-Dokumente ein

• In Sidebar anpinnen (für alle: nur Inhaber und Administratoren)

• Kosten & Grenzen – Monatslimit, Limit je Lauf und Läufe pro Stunde (siehe Workflow-Einstellungen der Administration)

• Automatische Läufe – ob Läufe ohne startende Person (Zeitplan, Formular, Webhook) Firmenwissen und die persönlichen Verbindungen des Erstellers nutzen dürfen; bestätigen Inhaber oder Administratoren

Grenzen der aktuellen Version