Mitglieder & Teams

Mitarbeitende einladen, Rollen vergeben und Teams für gezieltere Zusammenarbeit bündeln.

In Kasimir arbeitet ein ganzes Unternehmen (ein „Tenant") gemeinsam in einem geschützten Arbeitsbereich. Über Mitglieder legst du fest, wer Zugang hat und mit welchen Rechten; über Teams bündelst du diese Personen zu Gruppen für gezieltere Zusammenarbeit und Berechtigungen. Beide Bereiche findest du in der Administration; sie sind Inhabern und Administratoren vorbehalten.

Wo du Mitglieder & Teams findest

Öffne in der linken Seitenleiste die Administration (Menü am Kasimir-Logo) und wähle dort:

• Mitglieder – die Liste aller Personen im Unternehmen plus Einladungen.

• Teams – Untergruppen innerhalb des Unternehmens.

Rollen verstehen

Jede Person im Unternehmen hat genau eine Unternehmensrolle. Sie bestimmt, was die Person verwalten darf.

Wichtige Feinheiten:

• Einladen dürfen Inhaber und Administrator.

• Mitglieder entfernen ist ausschließlich dem Inhaber vorbehalten. Man kann sich nicht selbst entfernen.

• Beim Einladen vergibst du nur die Rollen Mitglied oder Administrator. Die Rolle Inhaber wird nicht vergeben.

• Feinere Rechte legt ihr unter Rollen und Rechte fest: eine Matrix je Recht für Admin und Mitglied; die Spalte Admin ändert nur der Inhaber. Mitglieder dürfen standardmäßig zum Beispiel Agenten, Workflows und Skills nicht mit Teams, Projekten oder der ganzen Firma teilen, keine Integrationen verbinden, keine Skills installieren und kein Firmenwissen verwalten.

• Firmeneinstellungen in der Administration speichern Admins nur mit dem Recht Arbeitsbereich-Einstellungen verwalten (standardmäßig an).

Mitglieder verwalten

Die Mitgliederliste

Die Seite Mitglieder zeigt jede Person mit Avatar, Name und E-Mail-Adresse. Rechts steht die Rolle (Inhaber, Administrator oder Mitglied) sowie der letzte Login, z. B. Zuletzt aktiv vor 3 Tagen oder Noch nie eingeloggt. Dein eigener Eintrag ist mit (Du) markiert.

Ein Mitglied einladen

1. Klicke oben rechts auf + Mitglied einladen.

2. Gib im Dialog die E-Mail-Adresse ein.

3. Wähle die Rolle: Mitglied (Standard) oder Administrator.

4. Klicke auf Einladung senden.

Kasimir verschickt daraufhin eine deutschsprachige E-Mail mit dem Betreff „Einladung zu [Firmenname] auf Kasimir" und einem persönlichen Beitrittslink. Nach erfolgreichem Versand erscheint die Bestätigung Einladung an … gesendet.

Offene Einladungen

Solange eine Einladung noch nicht angenommen wurde, erscheint sie unter Offene Einladungen. Pro Eintrag siehst du die E-Mail-Adresse, die vorgesehene Rolle und das Ablaufdatum sowie einen Zustellstatus:

• Email gesendet – die Einladung wurde versendet (ggf. mit Anzahl der Versuche und Hinweisen wie 2. Erinnerung gesendet).

• ⏳ Wird gesendet – der Versand läuft noch.

• Fehler beim Versand – der Versand ist fehlgeschlagen; die genaue Fehlermeldung steht daneben.

• Vom Empfänger abgelehnt am … – die Person hat die Einladung über den Link in der E-Mail abgelehnt. Erneut senden und Link kopieren stehen dann nicht mehr zur Verfügung.

Pro Einladung stehen dir drei Aktionen zur Verfügung:

• Erneut senden – verschickt die E-Mail noch einmal und setzt die Gültigkeit zurück.

• Link kopieren – kopiert den direkten Beitrittslink (…/invite/…), den du z. B. per Chat weitergeben kannst. Aus Sicherheitsgründen legt die Person ihr Konto aber über den Link aus der Einladungs-E-Mail an: Öffnet sie den kopierten Link, bietet Kasimir an, ihr den Bestätigungslink per E-Mail zu schicken.

• Zurückziehen – macht die Einladung ungültig.

Was beim Annehmen passiert

Wenn die eingeladene Person den Link öffnet, führt Kasimir sie automatisch durch den passenden Schritt – je nachdem, ob bereits ein Konto existiert:

• Bereits angemeldet: ein Klick auf Einladung annehmen genügt.

• Bestehendes Konto mit Passwort: Anmelden & beitreten (Name optional ergänzbar).

• Eingeladen, aber noch kein Passwort gesetzt: Passwort setzen & beitreten.

• Ganz neu: Konto erstellen mit Name und Passwort (mind. 12 Zeichen), dann Konto erstellen & beitreten.

Anschließend landet die Person im Chat und ist Mitglied des Unternehmens. Beitrittslinks sind 7 Tage gültig. Nimmt die Person die Einladung nicht an, schickt Kasimir alle 5 Tage automatisch eine Erinnerung, höchstens dreimal; jede Erinnerung macht den Link wieder 7 Tage gültig. Danach läuft die Einladung aus. Über einen Link in der E-Mail kann die eingeladene Person die Einladung auch ablehnen – dann kommen keine Erinnerungen mehr. Abgelaufene, bereits angenommene oder zurückgezogene Links zeigen eine entsprechende Hinweismeldung.

Automatischer Beitritt nach Domain

Statt jede Person einzeln einzuladen, kannst du unter Administration → Zugriff im Abschnitt Automatischer Beitritt nach Domain festlegen, dass alle, die sich mit einer bestimmten Firmen-Domain anmelden, sofort als Mitglied aufgenommen werden.

• Primäre Firmen-Domain – verhindert, dass jemand mit dieser Domain versehentlich ein zweites Unternehmen anlegt.

• Domains mit automatischem Beitritt – wer sich mit einer dieser Domains per SSO oder Magic-Link anmeldet, wird direkt Mitglied.

Teams

Teams bündeln Mitarbeitende zu Gruppen – etwa Marketing, Vertrieb DACH oder Produktentwicklung. Jedes Team hat eine eigene Teamseite mit Chats, Artefakten, Prompts, Dateien und Notizbuch; Projekte können einem Team zugeordnet werden. Wie Teams im Alltag funktionieren, beschreibt die Seite Teams.

Ein Team anlegen

1. Unter Administration → Teams oben rechts auf Team anlegen klicken.

2. Einen Namen vergeben (Pflicht) und optional eine Beschreibung.

3. Mit Anlegen bestätigen. Wer das Team anlegt, wird dessen Leitung.

Mitglieder und Rollen

In der Team-Detailansicht fügst du Unternehmensmitglieder hinzu und vergibst je Person eine Team-Rolle: Mitglied, Bearbeitung (darf fremde Inhalte des Teams ändern und entfernen) oder Leitung (verwaltet zusätzlich Mitglieder, Rollen und das Team selbst). Die letzte Leitung eines Teams kann nicht austreten, herabgestuft oder entfernt werden – ausgenommen, Inhaber oder Administratoren tun das.

Ein Team löschen

Leitung, Inhaber und Administratoren löschen ein Team über Team löschen. Entfernt werden die Mitgliedschaften sowie Team-Chats, -Artefakte, -Prompts, -Dateien und die Quellen der Team-Ordner. Die Notizbuch-Seiten des Teams kannst du beim Löschen im Teamraum (Reiter Mitglieder → Team löschen) in deinen persönlichen Bereich übernehmen; unter Administration → Teams werden sie immer mitgelöscht. Die Personen bleiben Mitglieder des Unternehmens.

Häufige Fragen

• Eine eingeladene Person hat keine E-Mail erhalten. Prüfe den Zustellstatus unter Offene Einladungen. Nutze Erneut senden oder Link kopieren und sende den Beitrittslink direkt.

• Der Beitrittslink funktioniert nicht mehr. Links laufen nach 7 Tagen ab; jede automatische Erinnerung verlängert sie um 7 Tage. Klicke auf Erneut senden, um die Gültigkeit zurückzusetzen.

• Ich sehe die Verwaltung nicht. Die Bereiche Mitglieder und Teams sind nur für Inhaber und Administrator sichtbar.