Mitglieder & Teams

Mitarbeitende einladen, Rollen vergeben und Teams für gezieltere Zusammenarbeit bündeln.

In Kasimir arbeitet ein ganzes Unternehmen (ein „Tenant") gemeinsam in einem geschützten Arbeitsbereich. Über Mitglieder legen Sie fest, wer Zugang hat und mit welchen Rechten; über Teams bündeln Sie diese Personen zu Gruppen für gezieltere Zusammenarbeit und Berechtigungen. Beide Bereiche finden Sie in der Verwaltung und sind Administratorinnen und Administratoren vorbehalten.

Wo Sie Mitglieder & Teams finden

Öffnen Sie in der linken Seitenleiste den Bereich Verwaltung und wählen Sie dort:

• Mitglieder (Route /administration/members) – die Liste aller Personen im Unternehmen plus Einladungen.

• Teams (Route /administration/teams) – Untergruppen innerhalb des Unternehmens.

Rollen verstehen

Jede Person im Unternehmen hat genau eine Unternehmensrolle. Sie bestimmt, was die Person verwalten darf.

Wichtige Feinheiten:

• Einladen dürfen Inhaber und Administrator.

• Mitglieder entfernen ist ausschließlich dem Inhaber vorbehalten. Man kann sich nicht selbst entfernen.

• Beim Einladen vergeben Sie nur die Rollen Mitglied oder Administrator. Die Rolle Inhaber wird nicht vergeben.

Mitglieder verwalten

Die Mitgliederliste

Die Seite Mitglieder zeigt jede Person mit Avatar, Name und E-Mail-Adresse. Rechts steht die Rolle (Inhaber, Administrator oder Mitglied) sowie der letzte Login, z. B. Zuletzt aktiv vor 3 Tagen oder Noch nie eingeloggt. Ihr eigener Eintrag ist mit (Du) markiert.

Ein Mitglied einladen

1. Klicken Sie oben rechts auf + Mitglied einladen.

2. Geben Sie im Dialog die E-Mail-Adresse ein.

3. Wählen Sie die Rolle: Mitglied (Standard) oder Administrator.

4. Klicken Sie auf Einladung senden.

Kasimir verschickt daraufhin eine deutschsprachige E-Mail mit dem Betreff „Einladung zu [Firmenname] auf Kasimir" und einem persönlichen Beitrittslink. Nach erfolgreichem Versand erscheint die Bestätigung Einladung an … gesendet.

Ausstehende Einladungen

Solange eine Einladung noch nicht angenommen wurde, erscheint sie unter Ausstehende Einladungen. Pro Eintrag sehen Sie die E-Mail-Adresse, die vorgesehene Rolle und das Ablaufdatum sowie einen Zustellstatus:

• ✓ Email gesendet – die Einladung wurde versendet (ggf. mit Anzahl der Versuche).

• ⏳ Wird gesendet – der Versand läuft noch.

• ✕ Fehler beim Versand – der Versand ist fehlgeschlagen; die genaue Fehlermeldung steht daneben.

Pro Einladung stehen Ihnen drei Aktionen zur Verfügung:

• Erneut senden – verschickt die E-Mail noch einmal und setzt die Gültigkeit zurück.

• Link kopieren – kopiert den direkten Beitrittslink (…/invite/…), den Sie z. B. per Chat weitergeben können. Das ist der zuverlässige Weg, falls die E-Mail nicht ankommt.

• Widerrufen – macht die Einladung ungültig.

Was beim Annehmen passiert

Wenn die eingeladene Person den Link öffnet, führt Kasimir sie automatisch durch den passenden Schritt – je nachdem, ob bereits ein Konto existiert:

• Bereits angemeldet: ein Klick auf Einladung annehmen genügt.

• Bestehendes Konto mit Passwort: Anmelden & beitreten (Name optional ergänzbar).

• Eingeladen, aber noch kein Passwort gesetzt: Passwort setzen & beitreten.

• Ganz neu: Konto erstellen mit Name und Passwort (mind. 12 Zeichen), dann Konto erstellen & beitreten.

Anschließend landet die Person auf dem Dashboard und ist Mitglied des Unternehmens. Beitrittslinks sind 7 Tage gültig. Abgelaufene, bereits angenommene oder widerrufene Links zeigen eine entsprechende Hinweismeldung.

Automatischer Beitritt nach Domain

Statt jede Person einzeln einzuladen, können Sie unter Verwaltung → Zugriff (Route /administration/access) im Abschnitt Automatischer Beitritt nach Domain festlegen, dass alle, die sich mit einer bestimmten Firmen-Domain anmelden, sofort als Mitglied aufgenommen werden.

• Primäre Firmen-Domain – verhindert, dass jemand mit dieser Domain versehentlich ein zweites Unternehmen anlegt.

• Domains mit automatischem Beitritt – wer sich mit einer dieser Domains per SSO oder Magic-Link anmeldet, wird direkt Mitglied.

Teams

Teams bündeln Mitarbeitende zu Gruppen – etwa Marketing, Vertrieb DACH oder Produktentwicklung – für gezieltere Zusammenarbeit und Berechtigungen. Ein Team kann nur Personen enthalten, die bereits Mitglied des Unternehmens sind.

Ein Team anlegen

1. Auf der Seite Teams oben rechts auf Team anlegen klicken.

2. Einen Namen vergeben (Pflichtfeld, z. B. „Marketing").

3. Optional eine Beschreibung ergänzen („Was macht dieses Team?").

4. Mit Anlegen bestätigen.

Die Teamliste zeigt jedes Team als Kachel mit Name, Beschreibung und Mitgliederzahl.

Mitglieder hinzufügen und entfernen

Klicken Sie auf eine Team-Kachel, um die Detailansicht zu öffnen.

• Hinzufügen: Unter Mitglied hinzufügen im Auswahlfeld eine Person wählen (es erscheinen nur Unternehmensmitglieder, die noch nicht im Team sind) und auf Hinzufügen klicken.

• Entfernen: Neben einer Person auf Entfernen klicken. Die Person bleibt selbstverständlich Mitglied des Unternehmens – nur die Teamzugehörigkeit endet.

Ein Team löschen

In der Team-Detailansicht oben rechts auf Team löschen klicken und die Sicherheitsabfrage bestätigen.

Häufige Fragen

• Eine eingeladene Person hat keine E-Mail erhalten. Prüfen Sie den Zustellstatus unter Ausstehende Einladungen. Nutzen Sie Erneut senden oder Link kopieren und senden Sie den Beitrittslink direkt.

• Der Beitrittslink funktioniert nicht mehr. Links laufen nach 7 Tagen ab. Klicken Sie auf Erneut senden, um die Gültigkeit zurückzusetzen.

• Ich sehe die Verwaltung nicht. Die Bereiche Mitglieder und Teams sind nur für Inhaber und Administrator sichtbar.