Microsoft 365

OneDrive, SharePoint, Outlook Mail und Outlook Kalender mit Kasimir verbinden und im Chat, in Assistenten, Workflows und der Wissensbasis nutzen.

Mit der Microsoft-365-Anbindung arbeitet Kasimir direkt in den Microsoft-Systemen, die Du täglich nutzt. Statt Dateien herunterzuladen und in den Chat zu kopieren, kann der Assistent Dein OneDrive durchsuchen, SharePoint-Dokumente lesen, Deine Outlook-Mails durchgehen und Termine in Deinem Kalender anlegen — immer in Deinem Namen und nur mit Deiner ausdrücklichen Freigabe. Microsoft 365 ist dabei nicht eine einzige Integration, sondern bewusst in vier eigenständige Bausteine aufgeteilt: OneDrive, SharePoint, Outlook Mail und Outlook Kalender. So genehmigst Du jeweils nur die Rechte, die Du wirklich brauchst.

Die vier Bausteine im Überblick

Jeder Baustein ist eine eigene Verbindung mit eigenen Berechtigungen. Du kannst nur OneDrive verbinden, nur den Kalender, oder beliebige Kombinationen. Im Hintergrund teilen sich alle vier dieselbe Microsoft-App — Du meldest Dich also pro Baustein einmal an.

Eine Verbindung herstellen

Du verbindest Microsoft 365 in den Einstellungen. Es ist keine technische Konfiguration nötig — ein Klick und die Anmeldung bei Microsoft genügen.

1. Öffne oben rechts Deine Einstellungen und wechsle auf den Reiter Verbindungen (oder rufe direkt die Seite Integrationen auf).

2. Klicke auf die Kachel des gewünschten Bausteins, z. B. OneDrive oder Outlook Mail. Es öffnet sich ein Detailfenster mit dem Bereich Verbindungen.

3. Klicke auf + Verbindung hinzufügen. Du wirst zu Microsoft weitergeleitet.

4. Wähle Dein Microsoft-Konto aus und bestätige die angefragten Berechtigungen.

5. Du landest automatisch wieder in Kasimir und siehst eine grüne Bestätigung sowie Dein Konto unter Verbindungen.

Persönlich oder firmenweit verbinden

Beim Verbinden gibt es zwei Reichweiten:

• Persönlich (Standard): Die Verbindung gehört nur Dir. Nur Du nutzt sie in Deinen Chats. Jede Person verbindet ihr eigenes Konto.

• Firmenweit: Eine zentrale Verbindung, die im ganzen Unternehmen genutzt werden kann. Diese Reichweite können nur Inhaber und Administratoren anlegen.

Im normalen Verbindungs-Dialog legst Du immer eine persönliche Verbindung an. Firmenweite Verbindungen verwalten Administratoren im Verwaltungsbereich (siehe unten).

Microsoft 365 im Chat nutzen

Integrationen sind opt-in pro Chat — aus Datenschutzgründen ist nichts automatisch aktiv. Du entscheidest in jedem Chat neu, ob der Assistent auf Deine Microsoft-Daten zugreifen darf.

1. Klicke in der Eingabeleiste auf Quellen (Wolken-Symbol).

2. In der Liste erscheinen Deine verbundenen Bausteine mit einem Schalter. Schalte die gewünschten ein, z. B. Outlook Mail und Outlook Kalender.

3. Noch nicht verbundene Bausteine zeigen statt des Schalters Verbinden und führen Dich direkt zur Einrichtung.

4. Ein kleiner Zähler an Quellen zeigt, wie viele Quellen für diesen Chat aktiv sind.

Danach formulierst Du Deine Anfrage einfach natürlichsprachig. Der Assistent ruft im passenden Moment selbst die richtige Aktion auf. Beispiele:

• „Such mir in OneDrive die letzte Angebotskalkulation und fasse die Konditionen zusammen."

• „Gibt es im SharePoint ein Dokument zur Reisekostenrichtlinie? Was sind die Kernpunkte?"

• „Welche Termine habe ich nächste Woche? Leg mir am Donnerstag 14 Uhr einen Slot ‚Projektreview' mit anna@firma.de an."

• „Schreib einen Antwort-Entwurf auf die letzte Mail von Herrn Meyer — höflich, mit Terminvorschlag."

Geteilte Postfächer

Bei Outlook Mail kann der Assistent auch auf geteilte Postfächer zugreifen (z. B. info@firma.de oder buchhaltung@firma.de), sofern Dein Konto die entsprechende Berechtigung in Microsoft 365 hat. Nenne dazu einfach die Adresse, etwa „durchsuche das Postfach buchhaltung@firma.de nach offenen Rechnungen". Versand „im Namen von" (send-as) funktioniert ebenfalls bei entsprechender Freigabe.

OneDrive- und SharePoint-Ordner als Wissensbasis

Über das reine Nachschlagen im Chat hinaus kannst Du ganze Ordner aus OneDrive oder SharePoint dauerhaft als firmenweite Wissensbasis anbinden. Die Dateien werden regelmäßig synchronisiert und stehen dann in jedem Chat für die Beantwortung von Fragen zur Verfügung (RAG mit Quellenangaben).

Das richten Administratoren unter Verwaltung → Wissensquellen ein:

1. Quelle hinzufügen öffnet einen Assistenten.

2. Wähle die M365-Verbindung, dann OneDrive oder SharePoint (bei SharePoint zuerst die Site).

3. Navigiere im Ordnerbaum zum gewünschten Ordner und wähle ihn aus.

4. Gib der Quelle einen Namen und speichere. Kasimir indiziert die Dateien und hält sie aktuell.

Microsoft 365 in Assistenten und Workflows

• Assistenten: Ein Assistent kann fest mit bestimmten Integrationen verknüpft werden. Dann sind die passenden Microsoft-365-Aktionen in jedem Chat mit diesem Assistenten automatisch verfügbar, ohne dass Du sie pro Chat einschalten musst.

• Workflows: In mehrstufigen Workflows gibt es Microsoft-365-Aktionsschritte (z. B. Datei in OneDrive hochladen, Outlook-Mail/-Entwurf senden, Kalendertermin anlegen) sowie Auslöser, die Workflows automatisch starten:

  • Neue E-Mail / Neue E-Mail (Suchanfrage) / Neue E-Mail in Ordner (Outlook Mail)

  • Neuer Kalendereintrag / Kalendertermin aktualisiert (Outlook Kalender)

  • Neue Datei in OneDrive-Ordner (OneDrive)

Verwaltung (für Administratoren)

Inhaber und Administratoren steuern Microsoft 365 unternehmensweit unter Verwaltung → Integrationen:

• Bausteine freigeben oder sperren: Einzelne Integrationen lassen sich für das gesamte Unternehmen deaktivieren. Ein gesperrter Baustein kann von niemandem mehr verbunden werden.

• Firmenweite Verbindungen: zentrale Verbindungen anlegen und verwalten, die allen Mitarbeitenden zur Verfügung stehen.

Verbindung trennen

Du kannst eine Verbindung jederzeit lösen: Öffne die Kachel des Bausteins, klicke beim Konto auf das Menü und wähle Verbindung trennen. Danach hat Kasimir keinen Zugriff mehr auf das jeweilige Microsoft-365-System. Bereits in der Wissensbasis indizierte Inhalte werden bei einer firmenweiten Quelle separat über die Wissensquellen-Verwaltung entfernt.

Datenschutz und Sicherheit

• Zugangs- und Aktualisierungs-Token werden verschlüsselt gespeichert und automatisch im Hintergrund erneuert — Du musst Dich nicht ständig neu anmelden.

• Kasimir greift nur zu, wenn Du eine Integration im Chat aktivierst oder ein Assistent/Workflow sie ausführt.

• Jeder Baustein hat eigene, minimale Berechtigungen (Least Privilege). SharePoint bleibt rein lesend; Schreibrechte gibt es nur dort, wo sie nötig sind.

• Persönliche Verbindungen sind strikt an Dein Konto gebunden; andere Mitarbeitende sehen sie nicht.

Häufige Fragen

Ich sehe SharePoint-Sites nicht. Stelle sicher, dass Du Dich mit Deinem geschäftlichen Microsoft-Konto angemeldet hast und Zugriff auf die Sites hast. Frage über den Chat z. B. „liste meine SharePoint-Sites auf".

Der Assistent findet eine Datei nicht. Bitte ihn, zuerst zu suchen oder den Ordner aufzulisten („durchsuche OneDrive nach …"). Datei-IDs darf der Assistent nicht raten — er muss sie aus einem Suchergebnis übernehmen.

Eine Aktion meldet „keine Schreibrechte". Trenne den betreffenden Baustein und verbinde ihn erneut, damit die aktuellen Berechtigungen gewährt werden.